DATOS Y BASES DE DATOS

Los datos son algo que deseamos almacenar y recuperar en el futuro. En Microsoft Access, los datos pueden ser texto, números, fechas, dibujos y muchos otros tipos de material. Por ejemplo si vendemos cajas de bombones, podemos almacenar los nombres, los dibujos y las recetas de bombones, los precios y las cantidades de cajas y las fechas de ventas.

Una base de datos es una recopilación de datos que comparten características comunes. Por ejemplo, muchas empresas presentan todos los datos relacionados con la dirección del negocio como una base de datos de empresa. Las bases de datos además ayudan a los grupos de consumidores, facilidades educacionales y organizaciones gubernamentales en el tratamiento de la información. Incluso individuos y familias han utilizado bases de datos. Las bases de datos son realmente una forma útil de organizar los datos.

En la mayoría de los casos, la forma más fácil de introducir datos es utilizando un formulario. Los formularios de las bases de datos son similares a los formularios de papel que se ven en las oficinas, se reciben por correo o aparecen en las revistas. Los datos son introducidos en el formulario y Microsoft Access se encarga de almacenarlos en una tabla.

Una tabla de base de datos es un conjunto de datos sobre el mismo tema o aspecto almacenado en registros (filas) y campos (columnas). Un registro es un conjunto de información agrupada, algo así como toda la información relacionada con una solicitud de trabajo o una tarjeta de suscripción a una revista. Los registros están formados por campos individuales. Cada campo contiene un fragmento de datos. Por ejemplo, una tabla de suscripción a una revista dispondría de un campo para el nombre del suscriptor, otro para la dirección y muchos otros campos que el diseñador de la base de datos considera necesarios para la descripción del suscriptor.

Una tabla de una base de datos es una colección de datos referentes al mismo tema o asunto. Una tabla podría contener datos sobre clientes, tales como el nombre de cada cliente, su dirección y su número de teléfono. Otra tabla podría contener datos sobre bombones, como, por ejemplo, el nombre del bombón, el dibujo y el precio.

Una base de datos de Microsoft Access es una colección de tablas (o al menos una tabla) que se utiliza para almacenar información.

Una propiedad para validar la entrada de datos es Regla de Validación,  la que nos permite definir que datos pueden ir dentro del campo y si no se entra uno de ellos podemos mostrar un mensaje al usuario para que ente el correcto.

Y así se verá cuando se entre un valor no permitido.

Cada tipo de datos tiene un conjunto de propiedades asociadas diferentes. Por ejemplo, los campos que tienen como tipo de datos Texto y Numérico, tienen una propiedad llamada Tamaño del campo que define el tamaño máximo de los datos que el campo puede almacenar. Por el contrario, los campos que poseen el tipo de datos Sí/No no tienen la propiedad Tamaño del campo, ya que los valores almacenados en dichos campos tienen un tamaño fijo.

Otra propiedad que puede ser configurada o modificada en la mayor parte de los campos es la propiedad Valor Predeterminado que nos colocará automáticamente el valor que queremos al introducir nuevos registros. Por ejemplo, si la mayoría de mis amigos o la mayoria de empleados viven en Pereira le colocaremos al campo ciudad en la propiedad Valor Predeterminado Pereira  el sistema le colocará las comillas

Y así aparecerá cuando queramos adicionar un nuevo registro se colocarán automaticamente todos los valores predeterminados que se hayan configurado en la tabla.

Campos de Búsqueda

Para insertar un campo de búsqueda: Abra una tabla en vista Diseño. En el menú Insertar, seleccione Columna de búsqueda para iniciar el Asistente para búsquedas o en Tipo de Datos selecciones Asistente para búsquedas como aparece en la gráfica.

 Seleccione los valores a partir de una tabla o consulta o añada los valores de forma manual. Siga las indicaciones del asistente y después pulse el botón Terminar cuando haya finalizado.

Y así quedará nuestra tabla, en el campo ciudad se debe seleccionar la ciudad desde un cuadro desplegable o cuadro combinado que mostrará los registros que hay en la tabla ciudades.

Microsoft Access se utiliza para crear bases de datos relacionales, siendo esta la forma más común de base de datos, ya que combinan datos procedentes de varias tablas de forma fácil. Después de crear tablas en nuestra base de datos y definir la clave principal de cada tabla, podemos crear relaciones entre ellas. Una relación puede ayudar a Microsoft Access a asociar los datos en cualquier nueva consulta, formulario o informe que incluya las tablas relacionadas.

Con Microsoft Access podemos crear dos tipos de relaciones: una relación uno –a- varios o una relación uno –a- uno. Las relaciones más comunes con diferencia son las relaciones uno –a- varios. En este tipo de relación un registro de una tabla puede relacionarse con varios registros de otra tabla. Por ejemplo, un empleado puede tener varias novedades de nómina. Por lo que un registro de la tabla Empleados (llamada tabla principal de la relación) puede tener varios registros asociados en la Nómina (llamada tabla relacionada). La tabla principal posee el campo de la parte uno de la relación uno o varios.

No es necesario que los campos relacionados posean el mismo nombre, al igual que ocurre con los campos de clave principal a los que están relacionados. Sin embargo, los campos relacionados deben contener datos coincidentes. Además, los campos relacionarlos deben tener el mismo tipo de datos, con dos excepciones; si ambos son campos de tipo Numérico, ambas deben tener el mismo tamaño de campo.

Por otra parte, en una relación uno –a- uno, un registro de la tabla principal puede relacionarse, únicamente, con un registro de la tabla relacionada. Este tipo de relación es menos común que la relación uno –a- varios; sin embargo, en algunas ocasiones se requiere una relación uno –a- uno. Por ejemplo, una empresa de bombones podría desear crear una tabla de recetas de sus bombones. Cada entrada de la tabla Bombones se correspondería exclusivamente con una entrada de la tabla Recetas.

• Crear una relación entre dos tablas: Pulse el botón relaciones de la barra de herramientas para abrir la ventana Relaciones y después pulse el botón Mostrar tabla en la barra de herramientas. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione la tabla principal en la ficha Tablas y pulse el botón Agregar. Cierre el cuadro de diálogo. En la ventana relaciones, arrastre el campo común de la tabla principal a la tabla relacionada. Pulse el botón Crear.

• Eliminar una relación entre tablas: Abra la ventana Relaciones. Haga clic en la línea que enlaza las tablas y, a continuación, pulse SUPR y el botón Sí para confirmar la eliminación.

• Crear una clave principal de varios campos: Abra la tabla en vista Diseño. Seleccione los campos a incluir en la clave principal. Pulse el botón Clave principal.

GARANTIA DE LA INFORMACION ALMACENADA EN LA BASE DE DATOS

Uno de los grandes desafios de los diseñadores y administradores de bases de datos es asegurar la integridad de los datos. Los clientes, directores, autoridades gubernamentales y el público en general pueden verse afectados por la información contenida en la base de datos de la empresa. En algunas ocasiones, los datos incorrectos o no válidos pueden desembocar en un disgusto menor; en otros casos, pueden producir desastres.

La integridad de la base de datos está garantizada a través del uso de controles de sistema. Dos de los controles de sistema más importantes son la validación de los datos y la integridad referencial. La validación de los datos es el conjunto de procedimiento y técnicas utilizadas para asegurar que sólo puedan ser introducidos en el sistema aquellos datos que cumplan un cierto número de comprobaciones. La integridad referencial es una técnica de diseño que se emplea para crear bases de datos más seguras. La integridad referencial utiliza un sistema de referencias cruzadas para crear una estructura de base de datos que sea apta para contener datos de confianza.

Para Tener en cuenta

• Para exigir integridad referencial: En la ventana Base de datos, pulse el botón Relaciones. Haga doble clic en la línea de unión entre las dos tablas. Seleccione las casillas de verificación Exigir integridad referencial y Actualizar en cascada los campos relacionados.

• Para establecer Eliminar en cascada los registros relacionados: En la ventana Base de datos, pulse el botón Relaciones. Haga doble clic en la línea de unión entre las dos tablas. Seleccione las casillas de verificación Exigir integridad referencial y Eliminar en cascada los registros relacionados.