La recepción y el envío de documentos  en forma electrónica,  se ha convertido en un imperativo de la cotidianidad que realizamos casi de manera instintiva y si bien muchas veces nos cuesta diferenciar entre una comunicación informal y una oficial porque el medio utilizado es el mismo,  el inconsciente tiene claro que cuando conservamos un registro es porque el asunto ha dejado de ser meramente informativo para convertirse en un acto conforme.

En el terreno laboral el envío y recepción de comunicaciones electrónicas reviste muchísima precaución ya que si se trata de documentos sustantivos, es decir, basados en funciones para las que hemos sido contratados por la Universidad  o por cualquier otro organismo, muy probablemente conoceremos pautas inherentes a su producción, trámite, conservación y acceso posterior.

La riesgo se presenta cuando canjeamos información  facilitativa y o personal porque la omisión hace de las suyas.  Nada más complicado que explicar, pasado un tiempo,  la lógica de un procedimiento o de una decisión, sin soportes o por lo menos  una remembranza de los aconteceres “superados”.

La habilidad de diferenciar la gestión electrónica de documentos y la gestión de documentos electrónicos nos aporta una clave interesante. La primera es asunto de especialistas mientras que la segunda es responsabilidad indelegable de cada ser humano. Cuando contemplamos en forma directa nuestro rostro en el formato amarillo con hologramas debemos aterrizar en la importancia de recoger los mensajes del muro y darles el tratamiento correspondiente.

En ocasiones algunos funcionarios recibimos un memorando por correo electrónico y de manera automática damos clic en responder, redactamos y enviamos  párrafos sin más cautela.  En otros casos aparece una circular electrónica y con un título aparentemente ajeno a nuestros intereses y con la misma velocidad hacemos clic en eliminar.

¿Cuáles deben ser entonces esas pautas para tratar con cuidado la documentación electrónica que nos afecta o afectará?   Podemos, en aras de ser prácticos, asimilar el procedimiento al de un registro fotográfico.

Sea porque hayamos generado,  hayamos recibido o captado tal registro de una fuente externa, una vez que lo apropiamos debemos administrarlo de manera conveniente.

La opción de conservarlo implica seleccionar la unidad de conservación correcta, con una denominación que facilite la recuperación porque está destinada a contener registros con las mismas  características.

Si la foto fue capturada en una cámara y le reconocemos un interés futuro, usualmente la llevamos a medio que consideremos más seguro (memoria, computador u otro)

El siguiente paso es poner  el registro en  conocimiento de interesados. Mejor supeditar este paso al anterior y no al revés porque el envío no siempre es eficaz y nos quedamos con la idea de que constituía una prueba en sí mismo, lo cual no es cierto en todos los casos.

En este sentido es importante además comprobar que el medio y formato en que el registro se transfiere son los adecuados de acuerdo con lo establecido y con el logro fundamental esperado.

Si es muy relevante y el medio utilizado no lo hizo en forma automática, debemos  conservar el registro de la acción compartida.

En ocasiones la confirmación de la recepción permite eliminar el registro, pero usualmente es mejor proyectar por cuanto tiempo requiere ser conservado según las necesidades detectadas y  la experiencia con otros documentos afines.

Uno de los progresos más importantes es planificar la limpieza, práctica que preferimos omitir por temor a eliminar información que podríamos requerir en el futuro, aun convencidos de que una posibilidad remota jamás se equipara con la liberación que toma lugar en el paisaje interior cuando lo inservible se va al bote de “gracias por venir”.

Bertha Lucía Arango Thomas

Coordinadora Gestión de Documentos

Universidad Tecnológica de Pereira