SOBRE LAS ACTAS

Documentos verídicos por naturaleza, indispensables cada vez más en cada una de las acciones administrativas presentes, las actas dan fe de los debates y los acuerdos, de los aportes y las inquietudes, de los acontecimientos ineludibles y de las eventualidades. Sobre ellas descansa la historia y la gestión cotidiana.

La preparación del acta para el secretario de una reunión o un digitador de oficio suele ser algo sencillo pero para quien es designado en una reunión específica puede contener algún grado complejidad: La revisión de la plantilla, el ajuste del vocabulario hablado al escrito y los detalles no previstos que le pueden restar relevancia al contenido, a saber:

• El acta debe prepararse y ponerse en consideración de los participantes dentro de  los tres días siguientes a la reunión. Después de que ha transcurrido una semana es posible que una persona recuerde su intervención pero los demás participantes tal vez no.

La intencionalidad  de la reunión así como de las intervenciones deben registrarse con rigor para que el respeto por el tiempo, el conocimiento y la experiencia de los participantes sea evidente.

• Algunos secretarios graban los contenidos de las reuniones para una mayor fidelidad, pero requiere dedicación de tiempo y de esfuerzo mucho mayor, utilización de recursos adicionales y desgaste en verificaciones. Las competencias requeridas actualmente a los funcionarios públicos permiten obtener textos exentos de ambigüedades sin ningún reprocesamiento.

Los grupos de trabajo y / o comités que se reúnen usualmente con el fin de definir políticas, originan actas de valor histórico por su alto contenido técnico. Es desde allí de donde la Universidad adopta nuevas posturas que hacen que los educandos accedan diariamente a un organismo fundamentado y actualizado.

Por esta razón las actas de reuniones deben conservarse aún en nuestros días  en soporte papel  y llevar por lo menos la firma de quien la presidió y quien realizó la labor secretarial, de tal forma que tengan la fuerza testimonial requerida.

Es común ver que algunos equipos se reúnen, debaten, acuerdan y solo firma el presidente de la reunión sin por lo menos otra rubrica que de fe de la validez del contenido. En otros casos se asimila la lista de asistencia a la firma del acta,  por lo que es importante recordar que una cosa es acudir y otra es aceptar el contenido del documento propuesto.

Comunicar decisiones de un acta que no ha sido debidamente validada y por ende firmada, podría comprometer la ética del secretario. Es cierto que muchas veces las reacciones de los participantes llegan en forma extemporánea pero las firmas de los actores constituyen un gran atenuante a esta situación en caso de algún mal entendido.

Adicional a lo anterior y ya de acuerdo con que los cuerpos de las actas deben quedar impresas y firmadas,   los avances tecnológicos que nos plantean una panorámica diferente día tras día,  nos obligan a esclarecer la ubicación de los anexos relacionados dado que las actas no constituyen un expediente en sí mismas y se crean con frecuencia en forma mixta, es decir con documentos impresos y conservados electrónicamente  por atender a políticas de reducción en el uso del papel.

Si el texto o los anexos mencionados son una comunicación oficial o un acto administrativo,  con citar el número consecutivo de radicación y la fecha probablemente sea suficiente pero si se adjunta una presentación o un pre impreso voluminoso, por ejemplo,  sobre los cuales se disertó y o se decidió, seguramente no es necesario imprimirlo para anexarlo pero si es preciso dejar especificada la ruta de acceso en caso de que un interesado lo requiera.

Totalmente convencidos de que nada pasa por casualidad, recordemos finalmente que nuestros sucesores necesitarán saber de dónde ha surgido la realidad que heredaron y  es nuestro deber dejar las explicaciones del caso para que el flujo natural de la vida sea posible.

Bertha Lucía Arango Thomas

Coordinadora Gestión de Documentos

Universidad Tecnológica de Pereira