Cuando solicitamos una autorización para cumplir  fuera del sitio de trabajo,  una misión relacionada con el cargo, es importante establecer de acuerdo con la normatividad vigente, las autoridades para avalar y para aprobar la correspondiente autorización.

La Resolución de Rectoría 757 de 2013, establece el procedimiento para gestionar las comisiones de servicios requeridas por el personal administrativo, docente, oficial entre otros.

Es usual ver que muchas de estas solicitudes van aún dirigidas al Rector, sobre todo cuando se trata de personal administrativo. En Gestión de Documentos se acata este destinatario, máxime si no se las acerca personalmente y se le puede explicar al remitente el trámite correcto,  sino que son enviadas por la bolsa de correo interno.

La solicitud obviamente es revisada y tramitada por el destinatario pero con efectos de congestión en el ente máximo,  innecesariamente.

La  Resolución 757 de 2013 señala que cuando se trata de una comisión para un período de tiempo inferior o igual a treinta (30) días,  deberá ser solicitada por el funcionario con el visto bueno de su jefe inmediato y dirigida al respectivo decano, vicerrector u ordenador del gasto.

De esta manera, si se trata de un docente deberá dirigirse al decano con el visto bueno del director del programa. Si se trata de un director de programa, solo requiere la autorización del decano.

En ambos casos el decano deberá informar al  jefe de la División de Personal de manera oportuna.

Si se trata de personal administrativo las solicitudes se dirigirán al Vicerrector Administrativo con el visto bueno del jefe inmediato.

No sobra recordar que cuando se trate de una capacitación debe anexarse el respectivo material informativo que sustenta la pertinencia para acceder a la aprobación anhelada.

El texto de la Resolución de Rectoría que nos ocupa pretende como siempre ser exhaustivo en cuanto a personal interesado y los detalles de los trámites, no obstante lo que interesa a la gestión documental es la apreciación de lo que comúnmente pasa por la ventanilla única  de una manera que refleja trámites adelantados a la vieja usanza, porque no los adelantamos con regularidad y se nos olvida o porque no nos hemos detenido lo suficiente en el contenido de nuestros documentos regulatorios.

Ojalá que la pildorita nos vuelva a llamar la atención sobre este deber ser, que nos acerca al objetivo propuesto.

Les deseamos muchísimo éxito.

Bertha Lucía Arango Thomas

Coordinadora Gestión de Documentos

Universidad Tecnológica de Pereira