Almacén General

Almacén General

Objetivo: Recibir y entregar adecuada y oportunamente los diferentes elementos y equipos que necesitan las dependencias académicas y administrativas de la Universidad para su normal funcionamiento.

Servicios: Almacén general presta a la comunidad universitaria los servicios de: recibo de mercancía, entrega de elementos, tramite de garantías, suministro de información y custodia de elementos.

 

 

Instructivo para solicitud de elementos de Almacén

 

Los usuarios del almacén general deben hacer solicitudes de elementos así:

  1. Ingresar a la página web de la utp por el portal administrativo e ingresar al link “solicitudes almacén”.

  2. Seguidamente digita el nombre de usuario y su contraseña; sino la tiene, la puede solicitar en la división de sistemas.

  3. Luego ingresa al menú “solicitud” y en la pestaña que se despliega, usted elige la dependencia por donde solicitará los elementos ubicándose en la flecha de la derecha digitando el número de la cédula del responsable de la solicitud o responsable de la dependencia (lado derecho). En esta etapa le genera el número consecutivo que identificará su solicitud.

  4. En el espacio descripción ubicado hacia abajo de la pantalla, digite el nombre del elemento y seleccione “consultar”, aquí le despliega una lista de las diferentes descripciones de elemento y escoge solo una señalando en el cuadro ubicado al lado izquierdo del nombre de elemento.

  5. Luego digita la cantidad y a continuación selecciona “adicionar”; si necesita solicitar varios elementos, repite el procedimiento anterior.

  6. Después de digitar el primer elemento, a continuación se despliega un menú hacia abajo que le va mostrando la lista de elementos digitados.

  7. Cuando ya tiene el pedido completo, tiene dos opciones: puede seleccionar “guardar” y esto le permite hacer cambios en las descripciones y cantidades antes de imprimir; si selecciona la pestaña “quitar” elimina el elemento que ha generado y puede digitar otro; si selecciona “actualizar”, este le permite cambiar el elemento y la cantidad, y si selecciona “solicitar” le genera la solicitud completa para impresión; en esta etapa ya no le permite hacer cambios.

  8. Seguidamente se imprime la solicitud y se entrega físicamente en el almacén general firmada por el responsable de la dependencia o proyecto. El pedido será despachado al día siguiente de haber sido recibido.

En caso de requerirse traslado de los elementos, éste se hará de acuerdo a programación y disposición del transporte en la sección de mantenimiento. El kárdex del almacén le mostrará solamente los elementos que tiene en existencia física, aquellos que necesite y no estén en el kárdex debe solicitarlos en la oficina de bienes y suministros.

Toda solicitud debe tener la autorización del jefe inmediato de la dependencia (rector, vicerrectores, jefes de oficina, jefes de división, decanos y directores de escuela).

 

Responsable:

Nombre: Jaime Augusto Zárate Arias.
Correo electronico:
bodegaalmacen@utp.edu.co
Telefono: 3137415

 

 

Instructivo para recibo de mercancía en el Almacén General

 

Los proveedores de la Universidad deben realizar las entregas de acuerdo con las siguientes instrucciones:

  1. Todo elemento que llegue al Almacén debe contar con un pedido (Contrato u Orden de compra) realizado por Gestión de Suministros y con su respectivo registro presupuestal.
  2. La mercancía se recibe en las instalaciones del Almacén General en el horario comprendido entre 7:30 am y 11:30 am.
  3. La factura debe ser entregada en las instalaciones del Almacén General. El Almacén no se hace responsable del trámite de pagos a facturas que no hayan sido entregadas en sus instalaciones.
  4. La factura debe contener:
    1. NIT de la empresa contratista y de la Universidad
    2. Listado detallado con precios y referencias de los elementos.
    3. Impresión clara de los números de factura autorizados por la DIAN.
    4.  
  5. En caso de requerirse nota crédito, esta debe contener el valor de la nota crédito detallando el porqué de la nota y el respectivo valor del IVA si se cobra.
  6. Entregar certificación de pago de parafiscales en la fecha de la entrega.
  7. En caso de prórroga o modificación del pedido, deben presentar autorización de Gestión de Suministros.

 

Responsable:

Nombre: Jaime Augusto Zárate Arias.
Correo electrónico:
 bodegaalmacen@utp.edu.co
Teléfono: 3137415

 

 

Instructivo para solicitud de garantias de equipos

 

1. El responsable envía la información al almacén general donde indique placa, descripción y número de la salida con el objeto de establecer si se encuentra o no en garantía. En caso de no tener garantía el usuario debe solicitar reparación a mantenimiento.

2. En caso de tener garantía, el responsable del equipo envía al almacén general una carta donde especifica la placa del equipo, la fecha de ingreso (si la tiene) y describe brevemente la falla que presenta. Si son equipos de cómputo o periféricos de éstos, debe dirigirse al centro de soporte técnico en la división de sistemas. Esta dependencia consulta en el software la fecha de ingreso y el tiempo de garantía establecido por el proveedor.

3. El almacén general envía un oficio al proveedor donde le informa lo que le sucede al equipo y cuando éste lo devuelve reparado o lo cambia según sea el caso, se le informa al responsable para que lo recoja nuevamente en el almacén general o en el centro de soporte técnico.

4. Si es un equipo que requiere un traslado especial ya sea por el tamaño o por otras características, el almacén general se pone de acuerdo con el proveedor para que éste lo entregue donde lo requiera el responsable, previo diligenciamiento del formato devolución de bienes por garantía.

 

Responsable:

Nombre: Jorge Wilson Ocampo Pérez
Correo electronico: wilson.ocampo@utp.edu.co

Telefono: 3137268

 

 

Publicaciones

 

Definición: Taller donde se desarrollan diferentes actividades institucionales relacionadas con la impresión y fotocopiado de textos y documentos, de acuerdo a lo reglamentado por la ley para dichas actividades

Objetivo: Apoyar a las diferentes áreas de la universidad en la duplicación y elaboración de textos en el cumplimiento de su quehacer cotidiano

Servicios: Se prestan  los servicios de fotocopiado, duplicado, argollado, corte y refilado de papel tanto en textos como en plegables y documentos

 

 

Instructivo para solicitud de servicios de publicaciones

 

Al momento de solicitar los servicios en el taller de publicaciones usted debe:

  1. Presentar la solicitud debidamente firmada por el jefe de la dependencia.

  • Se sacan máximo 400 hojas por documento

  • De un libro solo se duplica el 15%.

  • En caso de requerirse más de 400 hojas, debe tener autorización del jefe de publicaciones.

  • Documento con más de 10 hojas, solo se fotocopia 1 ejemplar.

  • Cuando se requiera duplicar o fotocopiar a través de medios digitales (usb, cd, red, correo electrónico), debe presentarse la respectiva autorización.

 

Responsable:

Nombre: Carlos Mario Rengifo
Correo electronico: camare@utp.edu.co

Telefono: 3137265


 

Carnetización

 

Definición: el carné es indispensable para la identificación y prestación del servicio a los integrantes de la comunidad universitaria. La oficina de carnetización elabora los carnés previo cumplimiento de los requisitos establecidos.

 Instructivo para carnetización 

  1. Todo el que solicite la expedición del carné debe tener la calidad de: estudiante, docente o administrativo, debidamente soportado en un contrato, matricula u orden de servicio y presentar de forma obligatoria documento de identidad (C.C. – T.I. – C.E.) según corresponda.
  2. La elaboración del carné se lleva a cabo en Bloque Cafetería Central (Galpón) oficina junto a Gestión de Documentos.
  3. La fotografía se toma en la oficina de carnetización el día que se esté solicitando el carné, NO se reciben fotos traídas por parte del usuario.
  4. En caso de no aparecer en la base de datos de carnetización, el usuario debe dirigirse:

Estudiantes: A las oficinas de Registro y Control y verificar el estado de la matrícula.

Docentes y Administrativos: A las oficinas de contratación y verificar el estado del contrato y/o a la división de sistemas.

  1. En caso de pérdida o robo, para proceder a su duplicado, debe presentar denuncia impresa, la cual puede ser diligenciada en la página de la policía nacional por internet, y recibo de pago correspondiente a 1,26% SMMLV, los cuales deben ser cancelados en la oficina del FAVI a nombre de proyecto carnetización.
  2. En caso de deterioro por manipulación inadecuada del carné institucional para proceder a su duplicado se deben cancelar 1,26% SMMLV en la oficina del FAVI a nombre de proyecto carnetización.
  3. El carné es personal e intransferible por ello, cuando un miembro de la comunidad universitaria termina su vínculo con la misma, debe devolver el carné ante la oficina de Carnetización.
  4. En caso que un estudiante este próximo a cumplir con su mayoría de edad  (mínimo un mes a la fecha de solicitud de carné) NO se le gestionará carné hasta que solicite ante la registraduría su nuevo documento de identidad (cédula de ciudadanía y/o contraseña). Teniendo la contraseña deberá acercarse a las oficinas de Registro y Control, y solicitar se realice la actualización del documento de identidad.
  5. El horario de carnetización es de lunes a viernes de 8 am a 12 pm y de 2 pm a 6 pm. Sábados de 8 am a 12 pm.

 

Instructivo para ​solicitud de expedición de carnets para estudiantes de posgrados:

Para solicitar la expedición de carnets institucionales para estudiantes de programas de posgrados de la Universidad, el ordenador del gasto del proyecto debe:

1.     Solicitar por medio de memorando a Gestión de Servicios Institucionales la expedición de carnets institucionales para los estudiantes del programa de posgrado, con la siguiente información:

a.     Nombre del programa académico

b.     Cantidad de estudiantes a ser carnetizados.

c.     Número del proyecto de operación comercial (Que contenga el rubro para pago de carnets, con presupuesto suficiente, según el número de ​carnets​ requerido​, Valor por carnet​ ​1,26% SMMLV, 2022: $12.600)

d.     Adjuntar el listado de estudiantes con número de cédula.

2.     ​Verificada la información, Gestión de Servicios Institucionales emitirá la autorización para la generación de carnets al área encargada de expedirlos.

3.     Los estudiantes deben hacer presencia con su documento de identidad para la toma de la foto y la entrega del carnet, en la oficina 010 Carnetización, ubicada en el edificio de la cafetería principal de la Universidad.

4.     Gestión de Servicios Institucionales solicitará a Gestión Financiera, ​el cobro a cada uno de los proyectos de operación comercial, según información reportada por la oficina de carnetización,​ ​respecto a los carnets que hayan sido expedidos.

 

Responsable:

Nombre: Jaime Augusto Zárate Arias.
Correo electrónico: jazarate@utp.edu.co
Teléfono: 3137268

 

Última actualización: Lunes, Septiembre 12, 2022 10:10 AM